Dicas para fazer a informática produzir

Como usar a tecnologia para facilitar a vida de sua empresa

Para usar a tecnologia a favor da empresa e de seus negócios, é preciso ficar atento a alguns pontos. Seguem algumas dicas para tornar esse relacionamento entre homens e máquinas mais tranqüilo e produtivo.

- Informe-se bem e solicite propostas e orçamentos de diferentes empresas que ofereçam serviço para informatizar ou automatizar suas atividades. Compare o investimento em equipamentos e sistemas com os benefícios que irá obter. Dê preferência às prestadoras de serviços que já atuam no ramo comercial; solicite referências e consulte os que já utilizam.

- Informatize as funções e tarefas que exigidom mais trabalho manual proporcionalmente ao aumento das vendas e com taxas de atrasos e erros crescentes. Se você comercializa 80% a prazo, é provável que um sistema de cadastro/faturamento/contas a receber/cobrança informatizado seja mais barato e eficaz do que o cadastro em uso.

- Não use computadores apenas para gerar informações com rapidez e confiabilidade. As informações precisam ser processadas, analisadas e usadas pelo empresário ou alguém que gerencie a empresa. O objetivo, lembre-se, é fazer negócios e gerar lucros com informações adequadas.

- A informatização da contabilidade, da folha de pagamento e do controle do patrimônio não é prioritária para uma pequena empresa.

- Verifique a situação contábil, como o número de notas fiscais extraídas por dia e o número de itens, antes de iniciar a informatização do controle de estoques. Nem sempre é viável efetuar as baixas das vendas manualmente, nota por nota. Talvez seja necessário um terminal no ponto de venda para, além de extrair a nota fiscal ou cupom, efetuar todos os registros, até então inexistentes ou feitos manualmente.

- Dimensione bem a necessidade de equipamentos e terminais, principalmente se existirem filiais. O pessoal do cadastro, do faturamento e da cobrança precisa de ter acesso permanente aos dados, assim como o pessoal de compras, de preços e de listas e dos dos sistemas de contas a pagar e tesouraria.

Fonte: SEBRAE